Die Negativhüllen, Diarahmen und fotografischen Abzüge werden in anständigen Archiven beschriftet. Eventuell gibt es ergänzende Listen oder Vermerke auf den Verpackungen. Zwar kann man die Rückseite einer Bilddatei nicht mit dem Kugelschreiber beschriften, doch lassen sich Informationen in einige Bildformate einbetten.Die Pressebranche war Vorreiter dieser Entwicklung. Der unablässige Strom der unzähligen Bildern zu den Redaktionen wurde in den 1990'er Jahren auf die digitale Übermittlung per Funk und Kabel umgestellt. Es war unabdingbar, dass die Bildbeschriftung zu einem Bestandteil der einzelnen Bilddatei wurde. So wird sie stets beim Weiterreichen der Bilddatei mitgegeben.

Anfangs führten konzeptionelleÜberlegungen zur Frage, wie man Texte mit Bilddateien verbindet, in einigen Archiven zu Entscheidungen, die sich im nachhinein als falsch erwiesen haben. So verknüpften vor allem museale Archive ihre Bilder mit Einträgen in Datenbanken. Das ist riskant, weil die individuellen Beschriftungen nicht in den einzelnen Bilddateien vorhanden sind sondern sich an einem anderen Ort, nämlich in der Datenbank, befinden. Geht diese verloren oder kommen Verknüpfungsfehler zustande, die eine korrekte Zuordnung der Bilder und Texte verhindern, wird das Archiv arbeitsunfähig. Dateinamen dürfen in so einem Gefüge nur unter Wahrung äußester Vorsicht und einem sorgfältigen, logischen Vorgehen verändert werden. Je größer so eine Bilddatenbank wird, die eventuell auch externe Datenträger (CD-Rom / DVD / ...) einbezieht, desto riskobehafteter ist das Gebilde.

Die Zauberwort zur Vermeidung dieser Unannehmlichkeiten ist der IPTC/NAA-Standard, welcher das Beschreiben von Bilddaten vereinheitlicht. Die Abkürzung IPTC steht für International Press Telecommunications Council. Wer sich näher damit beschäftigen möchte, kann auf der Website http://www.iptc.org weitere Informationen finden. Adobe Photoshop, der Marktführer unter den Bildbearbeitungsprogrammen unterstützt IPTC, wenngleich nicht ohne Einschränkungen beim Konvertieren vom Tif zum Jpg oder umgekehrt. Praktisch bedeutet IPTC, dass man in jede Bilddatei Textinformationen einfügen kann. Es gibt verschiedene Felder für spezielle Einträge. Beispielsweise Fotograf oder Objektbeschreibung (Caption), Aufnahmedatum und Schlüsselwörter. Bildbearbeitungs- und -verwaltungsprogramme können die eingebetteten Texte lesen.

Datenbankprogramme (ab 10 Euro!), die auf IPTC basieren, können in kurzer Zeit große Bildbestände mustern und daraus recherchierbare Datenbanken erstellen. Da man dies jederzeit wiederholen kann und der automatische Vorgang bei einigen Zigtausend hochaufgelöster Bildern mit einem modernen Computer(-netz) höchstens ein paar Stunden dauert, braucht man sich keine Sorgen um den Zustand der Datenbank machen.

Neben den IPTC-Feldern, die vom Archivar ausgefüllt werden, gibt es die Exif-Informationen. Sie sind ebenfall in den Bilddateien vorhanden. Digitalkameras schreiben alles mögliche Daten wie die Belichtungszeit, das Kameramodell, die Brennweite, Blende etc. hinein und GPS Module in Profikameras dokumentieren sogar den genauen Standpunkt der Kamera. Das in den Exif-Daten eingetragene Datum sollte automatisch vom IPTC-Beschriftungswerkzeug übernommen werden. Das wird zukünftig auch mit den GPS Daten passieren, die wahrscheinlich automatisch nach Kontinent, Land, Region und Ort und gegebenenfalls dem Motiv ausgewertet werden. Diesbezüglich wäre es nett, wenn Fotografen ihre Urheberdaten in eine Kamera einspeichern können, die im folgenden Arbeitsfluss mitwandern.

Das präzise Erstellungsdatum wurde aus den Infos der Kamera übernommen. Daher ist es wichtig, das Datum und die Uhrzeit korrekt einzustellen. Man bedenke dies bei einer Reise in andere Zeitzonen und dem Wechsel zwischen Sommer- und Winterzeit.

Im Prinzip reichen die Stichwörter und die Objektbeschreibung (Caption) zur Beschriftung eines Bildes aus. Leider verlangen kommerzielle Bildserver (mecom), auf die Agenturen und Fotografen ihre Bilder einspielen, formgerechte Pflichteinträge in manchen IPTC-Feldern. Zum Beispiel eine Überschrift. Ist sie wirklich notwendig, um ein Bild mit den Recherchemöglichkeiten einer Datenbank zu finden, wenn die entsprechenden Begriffe bereits in der Objektbeschreibung stehen? Oder das genaue Aufnahmedatum; doch woher soll man es bei vielen historischen Aufnahmen kennen? In der Objektbeschreibung steht ‚vermutlich 1960'er Jahre'. Um das Bild in die Präsentation des Bildanbieters zu bringen, muss man zwangsläufig etwas eintragen, beispielsweise ‚1965-01-01'. Ist man in Eile oder arbeitet ungenau, fliesst diese falsche Information in die eigene Archivbeschriftung. Hier ist Vorsicht angebracht.